EVALUATING THE EFFECTIVENESS OF AN EXPERIENTAL ‘hybrid’ WORKSHOP STRATEGY DEVELOPMENT & TEAM BUILDING IN A MANUFACTURING ORGANIZATION

EVALUATING THE EFFECTIVENESS OF

AN EXPERIENTAL ‘hybrid’ WORKSHOP

STRATEGY DEVELOPMENT & TEAM BUILDING

IN A MANUFACTURING ORGANIZATION

by : P. MAZANY S. FRANCIS & P. SUMICH

direview oleh :

RUDDY TRI SANTOSO

NIM : T4209012

PROGRAM DOKTOR ILMU EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2010

1. PENDAHULUAN

1. Management development in increasing in importance :

· Team building dan rencana strategis merupakan elemen-elemen pertimbangan fundamental yang berkonstibrusi pada kinerja organisasi di tahun 90-an.

· Tiga hal yang meningkatkan pengembangan manajemen adalah :

a. Kebutuhan pada kompetensi managerial pada organisasi dengan skala yang benar untuk mengurangi jumlah level middle-manager di organisasi (yang betanggung-jawab secara personil).

b. Kebutuhan pengetahuan pada persaingan efektif di pasar global.

c. Kebutuhan untuk mengubah lingkungan bisnis secara cepat karena perkembangan teknologi, kompleksitas dan komunikasi-multikultural dan pertumbuhan jumlah stakeholders didalam kegiatan bisnis.

· Selama periode waktu ekonomi ‘harsh’, middle-management sangat konsisten posisinya antara ‘right sizing’ dalam organisasi dan pengetatan budget.

· Kondisi para manager di New Zealand yang sangat kurang pendidikannya dibanding negara-negara OECD; sehingga lebih mudah untuk memangkas budget pendidikan dan pelatihan/pengembangan.

· Saat ini sangat penting bagi organisasi untuk menilai kepentingan/fungsi kinerja middle manager didalam interaksinya dengan senior management, staf frontliner dan pelanggan serta mencari jalan yang efektif untuk mengembangkannya.

· Steward & Fondas (1989) mengemukakan bahwa adanya kebutuhan dari individual manager untuk membentuk strategi pada tugas-tugasnya.

· Nicho (1992) juga menyatakan benefit di middle managers dalam proses perencanaan strategis. Middle manager mempunyai pengetahuan secara detail tentang system operasi yang sangat potensial dikembangkan di masa yang akan dating.

· Peningkatan ability manager ke oprasional sebuah tim akan meningkatkan ability dalam lingkungan yang lebih baik dan pendukung secara progesif kinerja level diatasnya.

2. Team building needs to link to organizational strategy :

· Pada pembentukan team-building harus ditinggalkan konsep-konsep lama manajemen, dan individu di-training sesuai fungsinya agar lebih efektif baik sebagai individu maupun sebuah team, tetapi biasanya bukan lingkungan organisasi.

· The Veitas Accelarated Learning Unit (VALU) adalah organisasi yang melakukan pelatihan individu didalam organisasi agar berfungsi lebih baik sebagai team dalam organisasi. Strategi organisasi meupakan vehicle yang sangat penting dalam pengembangan tim.

· Gambar 1 dan 2 berikut dibawah ini menggambarkan perbedaan antara agen peubahan didalam team-building di organisasi. Hampir semua oganisasi menggunakan partisipasi oleh team-building nya untuk membangun strategi, visi dan values dari organisasi (gambar 1). Pada gambar 2 mengembangkan visi organisasi dan value system untuk mengembangkan organisasi.

3. An experiential perspective is key :

· Aktivitas expeiriental mengeksploitasi tiga komponen dari pembelajaran (emotional, behavior dan cognitive) daripada metode lainnya.

· Kebanyakan pembelajaran outdoors menggunakan komponen fungsi emotional dan behavior.

· Sedangkan pembelajaran kognitif dipergunakan melalui teori operasional (misalnya : competitive analysis dari organisasi) yang mengemukakan pengalaman untuk dapat dihargai.

· Organisasi akan sukses apabila kreatif dan komitmen dengan team yang efektif.

4. Why develop strategy ?

· Strategi merupakan komponen yang essential dalam menentukan long-term sustainability organisasi.

· Giffi, et.al (1990) mengemukakan bahwa visi merupakan hal fundamental yang dapat membawa kepada kesuksesan.

· Chains dan Justis (1991) mendeskripsikan bahwa strategi bisnis dan visi sebagai konsep dalam proses manajemen aktif meliputi focus organisasi dalam memenangkan, mewujudkan inovasi dan perubahan, memperhatikan span of contol, motivasi pegawai untuk mencapai tujuan dan sasaran dan membentuk perspektif jangka panjang dari bisnis.

· Sedangkan Chandler mendefinisikan bahwa strategi adalah determinan dasar tujuan dan sasaran jangka panjang dari entrepreneur, dengan mengadopsi action dan pengumpulan sumber daya yang bias membawa kepada tujuan.

· Konsep dari kepemimpinan dan arah strategi dipertimbangkan sebagai dimensi isu krusial yang berkarakteristik pada keunggulan organisasi.

· Van Bolderick menyatakan bahwa visi adalah awal dalam melakukan bisnis dan manajemen tim merupakan hal yang penting dalam melakukan bisnis.

· Pengembangan strategi dapat menimbulkan banyak keunggulan pada organisasi. Proses yang menunjang strategi adalah pengembangan dalam banyak variasi yag membantu organisasi untuk mewujudkan pernyataannya ke depan.

· Hal tersebut merupakan konsep Senge’s dari ‘creative tension’ yang dating dari visualisasi jelas dari keinginan, visi organisasi dan keterbukaan terhadap kebenaran dimana kita berada saat ini (internal dan eksternal).

· Gap diantara dua hal yang biasa merupakan prinsip dari pengajaran creative tension yang merupakan akurasi gambaran nyata yang penting sebagai kompilasi gambaran ke depannya.

B. Metodologi :

· Wokshop yang dilakukan pada penlitian ini adalah pengembangan strategi dan team-building dengan senior management team dari Auckland yang merupakan oganisasi manufaktur. Workshop ini menggunakan case studies dan pertanyaan-pertanyaan test agar lebih efektif.

· Untuk melakukan efektivitas teknik eksperiental yang pertimbangan dalam komponen-komponen grup adalah tentang isi dan proses.

· Isi merefer kepada subyek actual dari tanggung-jawab grup seperti pengembangan strategi perusahaan.

· Proses merupakan pengakuan terhadap hasil atau solusi.

· Biasanya sebuah team-builder fokus secara eksklusif pada proses team, diluar tanggung-jawab team (tujuan sehari-harinya) untuk semua pengembangan.

· Penulis percaya bahwa ketika pengembangan tanggung-jawab dapat dihubungkan dengan pengembangan tim itu sendii, akan lebih bermanfaat, antara partisipan dan organisasi sponsor, sehingga memperoleh pengakuan.

1. Model :

· Model yang dipergunakan menggunakan gambar 3, fungsi tim merupakan initial measurement yang akan diolah dalam workshop.

· Mullen’s (1992) mengemukakan tiga proses pembelajaran yaitu cognitive learning, emotional dan behavior learning yang dipergunakan untuk mendisain kegiatan workshop; tim dan/atau strategi bisnis dipergunakan sebagai cognitive material, dimana aktivitas outdoor (dan beberapa indoor) merupakan emotional dan behavioer pembelajaran pengalaman sebagai metafora dalam lingkungan kerja tim yang normal.

· Workshop harus mempengaruhi tim proses secara positif, dengan interaksi anggotanya. Perubahan dalam tim proses bias dengan segera dan sangat cepat apabila workshop berlangsung sukses dan prosesnya berlanut serta diijinkan untuk improvisasi terhadap implementasi rencana strategis tersebut yang kemudian dapat untuk melakukan improvement kinerja tim-nya- baik secara isinya maupun prosesnya agar mempunyai achievement.

· Idealnya adalah seperti itu hanya akan terjadi untuk waktu yang agak lama secara horizontal.

2. The measures :

· Untuk melakukan improvement didalam isi dan proses, dua kasus yang agak sama dipergunakan sebagai dasar analisis; untuk lebih mudahnya dinamakan kasus X dan Y.

· Diantara dua kasus tersebut dipergunakan team work untuk memecahkan permasalahannya dan concern dengan strategi bisnis yang dilakukan, masing-masing harus berpartisipasi dengan kasus yang relevan ini.

· Separo dari tim membahas kasus X dan separo kasus Y, dalam dua kasus yang berbeda tapi hampir sama, tidak boleh ada yang mempengaruhi pembahasan tersebut.

· Pertanyaan sebanyak 20 item diberikan secara individual tanpa diskusi dengan anggota tim lainnya untuk merekam pengalaman, emotional dan keyakinan masing-masing terhadap pertanyaan tersebut.

· Pertanyaan dibuat dengan skala Likert sampai skala 7, pertanyaan tersebut hanya mencerminkan persepsi anggota dari tim dan masing-masing instrument merupakan potensi bukan tujuan untuk mengevaluasi dari pihak luar.

· Dua puluh pertanyaan tadi dalam empat dimensi dari fungsi grup yang merupakan pendekatan tim untuk pengambilan keputusan, partisipasi tim, efisiensi tim, dan pengalaman grup.

· Penjelasan terhadap masing-masing kriterianya adalah sebagai berikut :

a. Approach, merupakan pendekatan dalam proses pengambilan keputusan dan metode yang dipergunakan. Hal ini untuk mengecek kepemimpinan atau facilitator dalam menyelesaikan problemnya secara individual atau consensus.

b. Participation, dimana masing-masing annggota tim turut serta dalam fungsi grup nya. Pertanyaannya adalah apakah semua anggota sama involved-nya sesuai pengalaman anggota-anggota tersebut.

c. Efficiency, mengemukakan bagaimana sebaiknya grup tersebut sesuai waktu yang tersedia membuat perencanaan dan mengambil keputusan.

d. Group experience yang mencakup masing-masing perasaan individu dengan atasan mereka, apakah komitmen kepada grup dengan solusinya juga menginvestigasi pengalaman keseluruhan yang dimiliki serta yang akan diinginkannya.

· Semua data harus diuji perbedaan signifikansinya didalam proses dari fungsi grup masing-masing.Diuji dengan perbedaan didalam masing-masing pertanyaan indivual dan focus grup-nya (approach, participation, effieciency dan group experience).

· Hasilnya merupakan kesimpulan yang dapat ditarik dari improvement fungsi grup dan apakah Ho dapat diterima atau ditolak. Bagian ini merupakan prosedur pendekatan parametric kuantitatif analisis data dan penggunaan analisis variances.

· Bagian kedua terdiri dari pengalaman dam solusi yang dibuat terdiri dari kualitas, structure dan presentation. Dapat diharapkan bahwa improvement proses akan mengangkat improvement dari isinya juga. Improvement didalam hasil studi kasus ini dapat meningkatkan pengetahuan dan solusi-solusi dalam studi kasus dan tidak membentuk improvement dari fungsi tim.

· Dari hasil studi terhadap mahasiswa tingkat sarjana selama tahun 1992 diindikasikan bahwa tidak ada signifikansi antara pre- dan post-event jawaban studi kasus.

3. Workshop Outline :

· Berikut dibawah ini adalah contoh outline workshop dari organisasi manufaktur untuk pasar ekspor dan domestic dan importer dari banyak variasi produk rumah-tangga untuk pasar domestic.

· Penjualan tahunan kira-kira USD. 35 juta dengan jumlah karyawan 200 orang.

· Partisipan didalam workshop terdiri dari 8 orang tim senior manajemen yang memiliki fungsi tanggung-jawab tradisional sebagai managing director, dan manager penjualan, keuangan, pemasaran, teknik, manufaktur dan akuntansi.

· Workshop ini terdiri dari sesi strategy building dengan fokus utamanya sebagai tahapan pertama dalam workshop yang adalah merupakan impovement dalam membangun tim dan pengembangan kerangka strategi.

· Dalam tabel 1 digambarkan stuktur dari workshop tersebut :

· Tujuan dari rencana strategis dan pembangunan tim dalam workshop tersebut adalah :

a. Mengembangkan rencana stratejik, yang berisi inputm pengertian dan komitmen kepada tim,I

b. Pengembangan proses perencanaan strategi dengan definisi dan harapan yang jelas dan terdiri dari point-point input dari tim,

c. Pengembangan improvement teamwork dan pengertian diantara tim didalam variasi situasi pengambilan keputusan

· Menyempurnakan kondisi lingkungan agar memungkinkan pencapaian tujuannya.

C. Hypotheses :

· Hipotesis sentral dari eksperimen tentang team building dan pengembangan strategi mempunyai efek positif dalam pengambangan tim. Sejak tim fungsional diinvestigasi berkenaan dengan empat grup pertanyaan untuk hipotesis mendatang, yang diperlihatkan dibawah ini, dapat didefinisikan :

§ H1 : Pengaruh pengalaman berdasarkan pengembangan aktivitas pendekatan tim untuk pengambilan keputusan.

Apakah pendekatan timdalam problem lebih sistematik; pemimpin memfasilitasi komitmennya, apakah pengambilan keputusan secara konsensus, apakah permasalahan dipecahkan secara individual atau tim ?

§ H2 : Pengalaman berdasarkan aktivitas improvisasi partisipasi tim.

Untuk apakah pengembangan anggota tim dilakukan didalam fungsi normal dari tim?Apakah hal tersebut sama atau beberapa anggota dilibatkan dalam aktivitas pengambilan keputusan.

§ H3 ; Pengalaman berdasarkan aktivitas improvisasi tim yang efektif dan efisien.

Bagaimana kondisi teamwork sesuai limit waktu yang diberikan? Apakah output nya dengan kualitas sangat tinggi, bagaimana efisiensi berhasil dipergunakan pada perencanaan waktu dan pemecahan masalah?

§ H4 : Pengalaman didasarkan pada aktivitas improvisasi dan pengalaman individual tim.

Pengalaman grup merupakan eksaminasi dari perasaan individual tentang anggota-anggota tim-nya. Apakah individual komitmen dengan grup, atau merupakan solusi yang dapat dinikmati oleh grup; untuk mengembangkan pekerjaan antara satu dengan yang lainnya ?

D. Results/Hasil :

§ Workshop menemukan pengaruh fungsional tim adalah positif sepanjang dimensi keseluruhan pada level signifikansi 90 persen. Data yang diuji pada posisi tingkat signifikansi 95 persen. Pendekatan grup untuk pengambilan keputusan, partisipasi level dari anggota tim dan pengalaman individual di grup selama perubahan yang positif pada level signifikansi 95 persen.

§ Efisiensi grup yang dibentuk oleh anggota-anggota tim adalah dimensi improvisasi pada level signifikan 90 persen (lihat Tabel II).

§ Perbandingan hasil keluaran mengindikasikan bahwa tidak ada improvisasi dengan pelaksanaan workshop sebagai contih hasil dari grup tidak terimprovisasi. Hal ini merupakan sesuatu yang mengecewakan tetapi tidak diharapkan mengangkat isi dari improvisasi.

E. Kesimpulan :

§ Improvement yang signifika di semua dimensi proses dari kinerja tim dihasilkan dalam workshop ini.

§ Tim menemukan bahwa proses pengambilan keputusan dapat didefinisikan, orientasi pada consensus dan tidak didominasi oleh individual.

§ Anggota-anggota mengemukakan bahwa mereka dapat menyampaikan untuk memberi maupunmenerima ide satu sama lainnya dan lebih aktif dalam berpartisipaso.

§ Anggota-anggota lebih puas dengan hasil dari tim dan menemukan bahwa diskusi merupakan hal yang relevan serta digunakan untuk lebih efisien.

§ Anggota-anggota tim juga berkomitmen terhadap hasil dari grup dan mengakui pengalaman grup bahwa semua pengalaman lebih berarti.

§ Tidak ada perubahan isi dari yang dihasilkan dan didalam faktanya, improviisasi yang benar berisikan pengukuran dari kualitas strategi didalam pengembangan tim tetapi hal tersebut membutuhkan waktu bertahun-tahun.

F. Signifikansi dari Hasil :

§ Pertama, penelitian ini mendiskusikan beberapa pengembangan menarik didalam area teknik eksperimental. Bisa jadi yang utama dan mungkin semuanya mempresentasikan contoh dati teknik-teknik eksperimental yang sukses dipergunakan untuk pengembangan strategi perusahaan. Seperti yang disarankan didalam literature, banyak hubungan yang erat antara kesuksesan, fokus bisnis dan tim manajemen yang efektif.

§ Kedua, artikel juga mempresentasikan tentang metodologi yang efektif untuk melakukan asesment improvisasi dalam fungsi-fungsi grup dari pengalaman teknik hal ini dikemukakan oleh banyak penulis. Model yang diusulkan sudah diuji dan beberapa alternative sudah disarankan.

§ Akhirnya, penelitian juga mengakses teknik eksperiental yang dapat menjadikan kesuksesan dan popular di tahun 1990. Bisnis dan pendidikan institusi sangat cepat meningkatnya apabila menggunakan workshop outdoors untuk segala kondisi,

§ Banyak panduduk New Zealand mengingat kembali untuk kembali ke sekolah baik ke tingkatan primary maupun secondary. Di USA program summer juga menarik banyak partisipan sehingga banyak organisasi mulai menarik manfaat dalam berpatisipasi ke workshop tersebut.

G. Keterbatasan :

§ Ideanya efektivitas pengembangan dilakukan melalui outdoor workshop, tentunya workshop yang ‘hybrid’ di kondisi natural, satu uji untuk efektivitas bahwa tujuan tersebut memuaskan didalam kasus ini adalah :

§ Mengembangkan rencana strategis, mulai dari input, pengertian dan komitmen dari tim.

§ Mengembangkan proses rencana strategis yang berjalan dengan jelas untuk mendefinisikan harapan dan point-point input dari tim,

§ Mengembangkan improvement kerja team (team-work) dan pengertian dari tim dalam variasi situasi pengambilan keputusan,

§ Mengemukakan lingkungan yang dapat dinikmati untuk pencapaian tujuan organisasi..

§ Didalam kerangka waktu secepatnya tujuan tersebut dapat diwujudkan dengan memuaskan, tetapi yang lebih penting adalah isu terhadap improvement adalah aktual dan terlaksana karena workshop. Hal ini membutuhkan analisis longitudinal dengan lebih banyak waktu yang dipergunakan (mungkin satu tahunan atau lebih),

§ Mengevaluasi efektivitas workshop secara eksperiental tersebut dengan melanjutkannya dalam bentuk riset. Evaluasi terhdap pengembangan strategi kedua dan workshop team building melalui outdoors atau proses program MBA, serta riset dengan simulasi computer untuk pengembangan tim.